Cuando se valora un Software de almacenamiento para la empresa, no conviene dejarse llevar por la cantidad de espacio del que dispondremos, lo importante son las prestaciones. La gran capacidad no debería ser determinante.
La oferta de espacio gratis o de gran tamaño puede desviar la atención sobre características mucho más relevantes.
La finalidad de un software en la Nube para la empresa no es proporcionar un almacenamiento enorme para guardar infinidad de archivos.
El Cloud puede ser mucho más que eso. Guardar o almacenar documentos solo proporciona un espacio, lo importante para la empresa es la actividad sobre esos archivos almacenados.
Fundamentalmente, los motivos por los que todas las empresas usan hoy en día un almacenamiento en la Nube vienen a ser los siguientes:
- Que los documentos de la empresa estén disponibles en todo momento y desde cualquier lugar. Teniendo muy en cuenta la necesidad del teletrabajo con los archivos y el poder compartir con clientes y otros usuarios.
- Mantener el repositorio de los archivos en otro lugar fuera de las instalaciones de la empresa. Para evitar pérdidas por incidencias locales como roturas, robos o virus como Ransomware.
- Liberarse de las infraestructuras de servidores y dispositivos que mantiene la empresa.
- Garantizar la seguridad y permanencia de los datos usando plataforma externa.
- Garantizar el cumplimiento legal en cuanto a protección de datos de los documentos de la empresa.
Como vemos, el espacio de almacenamiento no forma parte de los motivos de las empresas para guardar y usar un sistema en la Nube.
Las prestaciones, la seguridad y la disponibilidad son factores determinantes.
La gran capacidad de almacenamiento si es una prioridad para particulares, no para las empresas.
A nivel personal es habitual tener gran cantidad de archivos que consumen mucho espacio en los discos duros. Es por ello que hace años surgieron plataformas de almacenamiento en la Nube como Drive y Dropbox que proporcionaban un espacio de almacenamiento externo, de gran tamaño y accesible desde cualquier lugar.
Esas plataformas, poco tiempo después aprovecharon su fama para ofrecerse como soluciones válidas para las empresas. Hicieron arreglos más o menos acertados para proporcionar características que siempre han sido imprescindibles en el software de empresa, por ejemplo incorporar permisos de acceso a los diferentes usuarios para permitir solo el acceso a ciertos archivos o carpetas.
En cualquier caso, son aplicaciones que nacieron para el uso particular, siguen manteniendo características que no son en absoluto compatibles con un software empresarial.
Por ejemplo:
- Sincronizan los archivos de la empresa en los dispositivos de empleados y clientes. Por tanto es imposible cumplir en términos de privacidad y protección de datos porque las empresas no tienen control de lo que pasa en todos los ordenadores de los empleados. ¿Se puede permitir una empresa auditar la seguridad de todos los ordenadores que usan sus empleados fuera de las oficinas? Las empresas han de cumplir con las regulaciones de protección de datos.
- Este tipo de software suele ofrecerse con gran capacidad de almacenamiento que normalmente no se puede utilizar por resultar impracticable. Si el lector sabe lo que tarda un archivo de 1Gb en subirse o descargarse podrá imaginar cuanto tardaría 1Tb que son exactamente 1024 Gbs. Ahora imagine al empleado de una empresa sincronizando 1Tb en su portátil para trabajar con los archivos de la empresa.
- El uso de este tipo de aplicaciones también expone a la empresa a un peligro muy serio, hablamos del Ransomware. Cualquier empleado sincronizando sus archivos podrá infectar a toda la empresa y provocar el desastre.
Cuando algún software de este tipo se usa a nivel personal, quizá no caben planteamientos como los anteriores, a fin de cuentas los archivos no contienen datos de clientes y se puede tener buen cuidado de solo sincronizar cuando se necesita, pero en la empresa es cosa diferente.
El software en la empresa. Prestaciones y características frente a capacidad de almacenamiento.
Llevamos años en el sector, incluso antes de dedicarnos al Cloud nuestro personal ya trabajaba con redes de empresas que disponían por supuesto de espacios de almacenamiento y software específico para gestionarlo.
La experiencia nos indica que:
- Para una empresa de 150 empleados normalmente basta 1Tb de datos, normalmente nunca se excede este espacio.
- El software debe facilitar una sencilla y efectiva gestión de permisos para los empleados y los clientes con los que se comparte la información.
- Que las empresas que ya tienen criterios organizativos en cuanto a la estructura de carpetas y archivos son las que obtienen mejores resultados, en contra de aquellas que han venido usando plataformas populares usadas a modo de “cajón desastre” de almacenamiento.
- La protección de los datos y la seguridad son cada vez más valorados.
- El software debe facilitar el trabajo diario y continuado con los archivos almacenados, edición de los documentos, copias automáticas de las versiones, poder restaurar borrados accidentales, disponer de backups, envío por email… Todo esto es inmensamente más importante que un enorme espacio de almacenamiento.
Lo imprescindible de un software de almacenamiento en la Nube para la empresa.
- Confiable en cuanto a la persistencia e integridad de los archivos.
La empresas necesitan confiar plenamente en que uno de sus recursos más preciados, como es la documentación y los datos, estén debidamente disponibles y no se pierdan nunca. Es necesario que el sistema proporciona garantías como: un lugar de almacenamiento de calidad, mecanismos de redundancia, de backups y medios para la recuperación de los archivos.
- Control de acceso, seguridad del entorno.
Por supuesto, el software debe habilitar los medios para que solo los usuarios permitidos tengan acceso a los documentos compartidos.
- Cumplimiento legal.
La empresa almacena datos propios y de sus clientes. Existe una responsabilidad en cuanto al tratamiento de los datos y dónde se colocan. En Europa existe el RGPD y deja muy claro que ha de existir un contrato con el proveedor del almacenamiento. Cualquier empresa que use un almacenamiento externo ha de tener en su poder este documento. No sirven peregrinas justificaciones ni excelentes declaraciones de cumplimiento, se ha de proporcionar el contrato.
- Facilidad para el trabajo diario con la documentación
Está claro que cualquier software de gestión de documentos debe ser sencillo de usar, mucho más si se trata de un servicio en la Nube. Tanto los empleados de la empresa como lo clientes han de acceder a los documentos de una forma lo más sencilla posible.
En el teletrabajo, los usuarios esperan que la interfaz de la aplicación sea exactamente igual que la que usan en las oficinas y que además la velocidad de carga y la disponibilidad sean máximas.
Para la empresa es importante saber que la integridad y la seguridad de sus documentos no se verán comprometidas por ordenadores o dispositivos inseguros que sus empleados usan en casa. Hay que prestar especial atención a documentos que podrían terminar almacenados en los discos de los usuarios expuestos a virus o a una exposición no deseada a la vista de terceros.
El tamaño del almacenamiento no es el factor que determina la adopción de un software de archivado en la Nube.
Guardar gran cantidad de fotos o videos no es la finalidad de un software de almacenamiento para la empresa. Es una necesidad para la que están diseñados los sistemas populares y ampliamente conocidos.
Ha de valorarse si realmente son convenientes las soluciones basadas en discos virtuales o dispositivos NAS. Hay que evaluar sus características más allá de la gran cantidad de espacio de almacenamiento ofertada.