Cuando se valora un Software de almacenamiento para la empresa, no conviene dejarse llevar por la cantidad de espacio del que dispondremos, lo importante son las prestaciones. La gran capacidad no debería ser determinante.

La oferta de espacio gratis o de gran tamaño puede desviar la atención sobre características mucho más relevantes.

La finalidad de un software en la Nube para la empresa no es proporcionar un almacenamiento enorme para guardar infinidad de archivos.

El Cloud puede ser mucho más que eso. Guardar o almacenar documentos solo proporciona un espacio, lo importante para la empresa es la actividad sobre esos archivos almacenados.

Software almacenamiento en la Nube

Fundamentalmente, los motivos por los que todas las empresas usan hoy en día un almacenamiento en la Nube vienen a ser los siguientes:

Como vemos, el espacio de almacenamiento no forma parte de los motivos de las empresas para guardar y usar un sistema en la Nube.

Las prestaciones, la seguridad y la disponibilidad son factores determinantes.

La gran capacidad de almacenamiento si es una prioridad para particulares, no para las empresas.

A nivel personal es habitual tener gran cantidad de archivos que consumen mucho espacio en los discos duros. Es por ello que hace años surgieron plataformas de almacenamiento en la Nube como Drive y Dropbox que proporcionaban un espacio de almacenamiento externo, de gran tamaño y accesible desde cualquier lugar.

Almacenamiento carpetas en Nube

Esas plataformas, poco tiempo después aprovecharon su fama para ofrecerse como soluciones válidas para las empresas. Hicieron arreglos más o menos acertados para proporcionar características que siempre han sido imprescindibles en el software de empresa, por ejemplo incorporar permisos de acceso a los diferentes usuarios para permitir solo el acceso a ciertos archivos o carpetas.

En cualquier caso, son aplicaciones que nacieron para el uso particular, siguen manteniendo características que no son en absoluto compatibles con un software empresarial.

Por ejemplo:

Cuando algún software de este tipo se usa a nivel personal, quizá no caben planteamientos como los anteriores, a fin de cuentas los archivos no contienen datos de clientes y se puede tener buen cuidado de solo sincronizar cuando se necesita, pero en la empresa es cosa diferente.

El software en la empresa. Prestaciones y características frente a capacidad de almacenamiento.

Llevamos años en el sector, incluso antes de dedicarnos al Cloud nuestro personal ya trabajaba con redes de empresas que disponían por supuesto de espacios de almacenamiento y software específico para gestionarlo.

La experiencia nos indica que:

Lo imprescindible de un software de almacenamiento en la Nube para la empresa.

Software de archivos empresa

La empresas necesitan confiar plenamente en que uno de sus recursos más preciados, como es la documentación y los datos, estén debidamente disponibles y no se pierdan nunca. Es necesario que el sistema proporciona garantías como: un lugar de almacenamiento de calidad, mecanismos de redundancia, de backups y medios para la recuperación de los archivos.

Por supuesto, el software debe habilitar los medios para que solo los usuarios permitidos tengan acceso a los documentos compartidos.

La empresa almacena datos propios y de sus clientes. Existe una responsabilidad en cuanto al tratamiento de los datos y dónde se colocan. En Europa existe el RGPD y deja muy claro que ha de existir un contrato con el proveedor del almacenamiento. Cualquier empresa que use un almacenamiento externo ha de tener en su poder este documento. No sirven peregrinas justificaciones ni excelentes declaraciones de cumplimiento, se ha de proporcionar el contrato.

Está claro que cualquier software de gestión de documentos debe ser sencillo de usar, mucho más si se trata de un servicio en la Nube. Tanto los empleados de la empresa como lo clientes han de acceder a los documentos de una forma lo más sencilla posible.

En el teletrabajo, los usuarios esperan que la interfaz de la aplicación sea exactamente igual que la que usan en las oficinas y que además la velocidad de carga y la disponibilidad sean máximas.

Para la empresa es importante saber que la integridad y la seguridad de sus documentos no se verán comprometidas por ordenadores o dispositivos inseguros que sus empleados usan en casa. Hay que prestar especial atención a documentos que podrían terminar almacenados en los discos de los usuarios expuestos a virus o a una exposición no deseada a la vista de terceros.

El tamaño del almacenamiento no es el factor que determina la adopción de un software de archivado en la Nube.

Guardar gran cantidad de fotos o videos no es la finalidad de un software de almacenamiento para la empresa. Es una necesidad para la que están diseñados los sistemas populares y ampliamente conocidos.

Ha de valorarse si realmente son convenientes las soluciones basadas en discos virtuales o dispositivos NAS. Hay que evaluar sus características más allá de la gran cantidad de espacio de almacenamiento ofertada.

Dataprius, software de archivos en Cloud para empresas

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